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Eingangsrechnungen prüfen statt abtippen

Wie eine KI Eingangsrechnungen liest, mit Bestellung und Lieferschein abgleicht und Ihnen zur Freigabe vorlegt. Ablauf, Kosten, Messgrößen.

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Wer den Rechnungseingang automatisieren will, beginnt beim Ablauf von heute. Nehmen wir eine erfundene Schreinerei in Schwabach mit einer Bürokraft in Teilzeit. Rechnungen kommen dort als PDF per E-Mail, auf Papier mit der Lieferung, über Lieferantenportale und vereinzelt schon als XRechnung. Die Bürokraft tippt Lieferant, Betrag, Fälligkeit und Kommission in eine Tabelle und sucht Bestellung und Lieferschein im Ordner. Abends zeichnet die Inhaberin den Stapel ab, einmal im Monat gehen die Belege zum Steuerberater.

Wie groß der Stapel werden kann, zeigt eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH). Die befragten Betriebe erhielten 2025 durchschnittlich rund 1.200 Eingangsrechnungen, nur etwa die Hälfte davon als E-Rechnung. Verarbeitet werden die Rechnungen laut ZDH überwiegend von Hand. Auf unsere erfundene Schreinerei übertragen sind das rund 100 im Monat.

Stand 21. Oktober 2026 müssen Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schicken, ab 2028 grundsätzlich alle. Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen weiter als PDF oder Papier kommen. Der Eingang bleibt also gemischt. Eine Verschiebung der Fristen ist gefordert, aber nicht beschlossen.

Der Ablauf mit KI

  1. Eingang. Alle Rechnungen landen in einem Postfach, Papier wird gescannt, Portalrechnungen kommen dazu.
  2. Lesen und abgleichen. Die KI liest PDF, Scan und XML, also den Datensatz einer E-Rechnung. Sie prüft die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG auf Vollständigkeit. Sie sucht Bestellung und Lieferschein und markiert Abweichungen bei Menge, Preis oder Bankverbindung.
  3. Freigabe. Hier endet die Arbeit der KI: Sie schlägt vor, die Inhaberin entscheidet. In einer Freigabeliste sieht sie jede Rechnung über ihrer Schwelle und jede mit Abweichung. Die Schwelle legt der Betrieb selbst fest. Sie gibt frei oder klärt die Abweichung mit dem Lieferanten. Bevor etwas an Buchhaltung oder Steuerberater geht, bestätigt sie die gesammelte Liste.
  4. Ausgabe. Erst danach folgt der Export im Format, das Ihr Steuerberater annimmt, zum Beispiel für DATEV. Jede Rechnung liegt mit Prüfprotokoll im Archiv, der Datensatz bleibt unverändert.

Was die KI nicht entscheidet: Sie bezahlt keine Rechnung, überwiesen wird weiter von Hand. Über Vorsteuerabzug, Kontierung und Buchung urteilt sie nicht, das bleibt beim Steuerberater. Sie schreibt keinem Lieferanten. Die Freigabe durch einen Menschen ist unsere Regel, keine gesetzliche Pflicht.

Was es braucht

Die Rechnungen in jeder Form, dazu Bestellungen und Lieferscheine aus Warenwirtschaft oder Tabelle und Ihre Lieferantenliste. Angebunden wird, was schon da ist: E-Mail-Postfach, DATEV Unternehmen online oder ein Export, Microsoft 365 oder Ihre Branchensoftware. Ist unklar, wo Bestellungen stehen oder wohin die Buchungsdaten gehen, beginnen wir mit dem Sprint. Sonst geht es direkt in den Prototyp.

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Bei E-Rechnungen genügt in der Regel der Datensatz im Empfangsformat. Trägt das lesbare Bild zusätzliche Angaben wie Buchungsvermerke, wird es mit aufbewahrt (GoBD Rz. 131). Wie Ihr Betrieb das umsetzt und dokumentiert, klären Sie mit Ihrem Steuerberater; wir liefern die Zuarbeit.

Es geht um Geschäftsdaten, personenbezogen nur bei Lieferanten, die Einzelunternehmer sind. Ihre Instanz und die Modelle laufen auf Servern in Deutschland. Die Verarbeitung regeln wir in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Mit Ihren Rechnungen trainieren wir keine KI-Modelle.

Was es kostet

Alle Preise sind netto. Im KI-Sprint für 4.900 € klären wir in fünf Arbeitstagen Systeme, Bestellwesen und Schwellen. Der Prototyp ab 14.900 € läuft vier Wochen mit Ihren echten Rechnungen und deckt Lesen, Abgleich und Freigabeliste ab. Für den Alltag folgt der Produktiv-Build ab 29.000 € mit Buchungsexport und Lieferantenstamm. Den Sprint rechnen wir dabei voll an.

Der Betrieb kostet ab 490 € im Monat. Was jede Rechnung an Modell und Rechenzeit kostet, messen wir im Prototyp und weisen es im Betrieb monatlich aus. Vorab nennen wir keine Zahl.

Ob der Digitalbonus Bayern hilft, ist offen: Gesetzlich verpflichtende Maßnahmen fördert er nicht (Vollzugshinweise Nr. 1), und ob das hier greift, ist ungeklärt. Für jeden Versuch gilt erst Antrag, dann Auftrag, und den Antrag stellt Ihr Betrieb selbst über sein ELSTER-Unternehmenskonto. Das ist keine Rechts-, Steuer- oder Förderberatung.

Woran Sie merken, dass es sich lohnt

Wir messen vier Werte: die Minuten je Rechnung, den Anteil ohne Korrektur, die Tage vom Eingang bis zur Freigabe und verfallene Skonti. Den Ausgangswert erheben wir im Sprint oder zu Beginn des Prototyps, den Vergleich später im Prototyp mit denselben Rechnungsarten. Eine Ersparnis versprechen wir vorher nicht, Sie sehen sie in diesen Werten oder eben nicht.

Wandern Eingangsrechnungen bei Ihnen von Hand durchs Büro, beschreiben Sie uns kurz ihre Wege und wer heute freigibt. Im Erstgespräch klären wir, womit wir beginnen.

Quellen

Alle Links abgerufen am 21.10.2026.

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