Wann sich eigene Software statt Abo rechnet

Ob eigene Software statt Abo die bessere Wahl ist, fragen sich viele Inhaber erst, wenn die Gebühren auffallen. Ein Software-Abo kostet pro Nutzer und Monat, und mit jeder neuen Stelle steigt die Summe.

Nehmen wir einen erfundenen Prüfdienst für Brandschutztechnik aus Fürth. Die Techniker füllen Prüfprotokolle in einer Außendienst-App aus, die Touren plant das Büro in einem zweiten Programm, beide je Nutzer abgerechnet. Weil jeder Großkunde eigene Objektlisten, Prüfintervalle und Berichte verlangt, führt das Büro eine Tabelle daneben und tippt Ergebnisse für die Kundenberichte ab. Rechnungen schreibt die Buchhaltungssoftware, und die bleibt.

Wann Standard-Software die bessere Wahl ist

Für Aufgaben, die in jedem Betrieb gleich laufen, bleibt Standard-Software meist richtig: Finanzbuchhaltung, Lohn, E-Mail, Office, Kalender. Ändern sich Steuer- oder Meldevorschriften, liefert der Hersteller das Update, und die Schnittstelle zum Steuerberater ist schon da. Eine eigene Buchhaltung oder einen Office-Ersatz bauen wir nicht.

Auch bei wenigen Nutzern spricht die Rechnung für das Abo. Liegen die Gebühren, die wegfallen würden, unter der kleinsten Betriebsstufe von 490 € netto im Monat, gibt es keinen Gleichstand. Deckt Ihre Branchensoftware den Ablauf schon ab, bleiben Sie bei ihr. Und ohne eine Ansprechperson im Betrieb, die den Ablauf kennt, fehlt eigener Software die Grundlage.

Wann eigene Software in Frage kommt

Eigene Software lohnt einen Blick, wenn Ihr Ablauf von der Standard-Software abweicht und heute Tabellen und Abtippen die Programme verbinden. Oder wenn viele Nutzer für Funktionen zahlen, die sie kaum brauchen. Oft ist beides richtig: Die eigene Software übernimmt den besonderen Teil und bindet Buchhaltung, E-Mail oder Branchensoftware an.

Im erfundenen Prüfdienst wäre das eine App für Protokolle und Touren mit den Objektlisten der Kunden. Enthält sie KI, etwa einen Berichtsentwurf aus den Protokollen, gilt unsere Regel. Die KI entwirft, ein Mensch im Büro prüft jeden Bericht und gibt ihn frei, bevor er zum Kunden geht. Über das Prüfergebnis entscheidet weiter der Techniker, und die KI verschickt nichts selbst. Ihre Instanz und die Modelle laufen auf Servern in Deutschland, Standard sind eigene Instanzen mit Open-Source-Modellen.

Wem Code und Daten gehören

In unseren AGB steht: An den Arbeitsergebnissen, auch am Quellcode, erhalten Sie mit vollständiger Zahlung das ausschließliche Nutzungsrecht (§ 11 Abs. 2 und 8). An vorbestehenden Bausteinen, die wir mitbringen, bekommen Sie ein einfaches, unwiderrufliches Recht (§ 11 Abs. 3). Spätestens mit der Abnahme übergeben wir Quellcode, Dokumentation, Zugänge und Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (§ 11 Abs. 9). Den Betrieb kündigen Sie mit einem Monat Frist zum Monatsende, erstmals zum Ende der Mindestlaufzeit von drei Monaten (§ 18 Abs. 2). Den aktuellen Stand erhalten Sie dann binnen 30 Tagen (§ 18 Abs. 6).

Bei Standard-Software aus der Cloud hilft seit 2025 der Data Act, die Verordnung (EU) 2023/2854. Anbieter müssen den Wechsel ermöglichen (Art. 23) und dürfen ab dem 12. Januar 2027 dafür keine Wechselentgelte mehr verlangen (Art. 29). Die laufende Gebühr ist aber kein Wechselentgelt, und feste Laufzeiten bleiben erlaubt (Art. 2 Nr. 36, Erwägungsgrund 89). Für individuell gebaute Software gilt Art. 29 nicht (Art. 31), dort regelt der Vertrag den Ausstieg. Stand: 21. Oktober 2026; eine Änderung wird in Brüssel verhandelt.

Eine Beispielrechnung

Beispielrechnung für den erfundenen Prüfdienst, alle Preise netto. Alle Abo-Werte sind Annahmen, keine Marktpreise.

• Annahme: 26 Nutzer, 20 Techniker und 6 Personen im Büro.
• Annahme: Außendienst-App 45 €, Tourenplanung 15 € je Nutzer und Monat, zusammen 1.560 € im Monat.
• Einmalig: Produktiv-Build ab 29.000 €, Sprint angerechnet. Den echten Festpreis kennen Sie erst nach dem Sprint.
• Annahme: Modell- und Hostingkosten über der vereinbarten Grenze setzen wir mit null an.

Gebühren minus Betriebsstufe ergibt den Unterschied je Monat, der Festpreis geteilt durch ihn die Monate bis zum Gleichstand. Mit der kleinsten Betriebsstufe S für 490 € bleiben 1.070 € im Monat, der Gleichstand läge bei rund 27 Monaten. Mit der mittleren Stufe M für 1.490 € bleiben nur 70 € im Monat, das wären rund 414 Monate. Einen sinnvollen Gleichstand gibt es dann nicht, die Betriebsstufe kippt die Rechnung.

Als Variante mit Vorbehalt: Würde der Digitalbonus Standard mit seinem Höchstbetrag von 7.500 € bewilligt, läge der Gleichstand mit Stufe S bei rund 20 Monaten.

Nicht in der Rechnung stecken Preisänderungen beim Abo und Ihre Arbeitszeit für Einführung und Datenübernahme. Ebenso fehlen Weiterentwicklung über das Enthaltene hinaus und die Zeit, die im Ablauf frei wird. Letztere messen wir im Sprint, statt sie zu schätzen.

Was es kostet

Alle Preise sind netto. Im KI-Sprint für 4.900 € zeichnen wir in fünf Arbeitstagen den Ablauf auf, zählen Nutzer und Gebühren und schätzen die laufenden Kosten pro Monat. Ein Prototyp beginnt ab 14.900 €, der Produktiv-Build ab 29.000 €. Beauftragen Sie den Build binnen sechs Monaten nach der Abschlusspräsentation, rechnen wir den Sprint voll an.

Der Betrieb kostet in den Stufen S, M und L 490, 1.490 oder 2.900 € im Monat. Enthalten sind Hosting, Überwachung, Updates und ein Monatsbericht zu Kosten und Qualität, ab Stufe M auch Weiterentwicklung. Modellkosten messen wir je Vorgang und weisen sie monatlich aus. Größere Unternehmen betreuen wir auf Anfrage mit eigenem Angebot statt Paketpreis.

Der Digitalbonus Bayern kann individuelle Entwicklung, Einrichtung und Anpassung fördern, auch die Einführung von Branchensoftware, aber keine Bürosoftware, Betriebssysteme oder Standard-Hardware. Er gilt nur für gewerbliche Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten (Vollzeitäquivalente) und höchstens 10 Millionen Euro Umsatz oder Bilanzsumme. Es heißt erst Antrag, dann Auftrag: Den Antrag stellt Ihr Betrieb selbst. Das ist keine Rechts-, Steuer- oder Förderberatung.

Woran Sie merken, dass es sich lohnt

Gemessen wird je Monat: die Gebühren pro Nutzer, die heute für den Ablauf anfallen, gegen Betriebsstufe plus gemessene Modell- und Hostingkosten. Dazu kommen die Minuten, die das Büro je Kundenbericht abtippt. Im Betrieb steht der Vergleich jeden Monat im Bericht. Lohnt sich nichts, sagt der Sprint-Bericht das offen: Bleiben Sie beim Abo.

Zahlt Ihr Betrieb pro Nutzer für ein Programm, das Ihren Ablauf nur halb abbildet, nennen Sie uns das Programm und die Zahl der Nutzer. Im Erstgespräch klären wir, ob ein Sprint die Zahlen für Ihre Entscheidung liefert.

Quellen

Alle Links abgerufen am 21.10.2026.

• Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Art. 2 Nr. 36, Art. 23, 29, 31, Erwägungsgrund 89. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• Digitalbonus Bayern, Förderprogramm. https://www.digitalbonus.bayern/foerderprogramm/
• Digitalbonus Bayern, Förderrichtlinie, Stand November 2025, Nr. 3.1, 5.3.1, 5.3.2. https://www.digitalbonus.bayern/fileadmin/user_upload/digitalbonus/dokumente/F%C3%B6rderrichtlinie_Digitalbonus_Richtlinien%C3%A4nderung.pdf
• Digitalbonus Bayern, Antragstellung. https://www.digitalbonus.bayern/antragstellung/
• Unsere AGB, § 9 Abs. 1, § 11 Abs. 1 bis 3, 8 und 9, § 18 Abs. 2 und 6. https://intragentic.de/agb/